Umsetzung der EU-Whistleblowing-Richtlinie – Annahme des Hinweisgeberschutzgesetzes

Der Bundesrat hat am 12. Mai 2023 dem am Tag zuvor vom Bundestag angenommenen Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) zugestimmt. Damit wurden die Empfehlungen des Vermittlungsausschusses angenommen und das gesetzgeberische Hin und Her (vgl. dazu unser Nummern-Rundschreiben SP 19/2023 vom 12. April 2023) beendet.

Durch das HinSchG wird die EU-Whistleblowing-Richtlinie mit deutlicher Verspätung ins deutsche Recht umgesetzt. Die Umsetzungsfrist war bereits am 17. Dezember 2021 abgelaufen. Daher hatte die EU-Kommission Anfang 2022 ein Vertragsverletzungsverfahren eingeleitet.

I. Wesentlicher Inhalt des Hinweisgeberschutzgesetzes Das Gesetz soll Hinweisgeber, die in ihrem beruflichen Umfeld Rechtsverstöße melden oder offenlegen, vor Benachteiligung schützen. Unternehmen werden ferner verpflichtet, Meldestellen für Verstöße einzurichten.

1. Anwendungsbereich

Das Gesetz gilt nach § 2 HinSchG für Meldungen und Offenlegungen von Verstößen, die strafbewehrt sind. Verstöße, die mit Bußgeldern geahndet werden, sind erfasst, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient.

Darüber hinaus sind sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder (z. B. Regelungen zum Verbraucher- oder Umweltschutz), vergabe- und steuerrechtliche Vorschriften sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der EU, z. B. zum Schutz personenbezogener Daten nach der DSGVO erfasst.

Ein „Verstoß“ im Sinne des Gesetzes soll nicht nur dann vorliegen, wenn das gemeldete Verhalten oder Unterlassen rechtswidrig ist, sondern auch wenn es missbräuchlich ist, weil es dem Ziel oder Zweck der Vorschriften zuwiderläuft (§ 3 Abs. 2 S. 2 HinSchG).

In der jetzt verabschiedeten Fassung wurde klargestellt, dass das Gesetz nur Verstöße im beruflichen Kontext betrifft (§ 3 Abs. 3 HinSchG).

Geschützt sind Hinweisgeber durch das Gesetz, wenn die durch sie veröffentlichten Informationen zutreffend sind oder zumindest ein hinreichender Grund zu der Annahme bestand, dass die Informationen der Wahrheit entsprechen (§ 33 HinSchG).

2. Pflicht zur Einrichtung von internen Meldestellen

Arbeitgeber mit mindestens 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle einrichten (§ 12 HinSchG). Für Arbeitgeber mit mehr als 249 Beschäftigten gilt dies ab Inkrafttreten des Gesetzes, für KMU mit 50 bis 249 Beschäftigten gilt dies ab 17. Dezember 2023 (§ 42 HinSchG).

Als interne Meldestelle können eigene Mitarbeiter oder ein Dritter benannt werden (§ 14 HinSchG). Mehrere Arbeitgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten können eine gemeinsame Meldestelle einrichten.

Meldungen müssen in mündlicher Form (z. B. per Telefon) oder in Textform (z. B. per E-Mail) möglich sein (§ 16 Abs. 3 HinSchG). Der Hinweisgeber kann aber auch eine Meldung im Rahmen einer persönlichen Zusammenkunft mit einer zuständigen Person verlangen, dies kann bei Einverständnis auch über eine Videokonferenz geschehen.

3. Vertraulichkeit und Dokumentation

Die Meldestellen haben die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers sowie der in der Meldung genannten Personen zu wahren (§ 8 HinSchG). Die Identität eines Hinweisgebers, der vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet, wird jedoch nicht geschützt (§ 9 HinSchG).

Die Meldestelle muss alle eingehenden Meldungen unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots dokumentieren (§ 11 HinSchG). Die Dokumentation wird grundsätzlich drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, die Dokumentation kann aber länger aufbewahrt werden, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist (§ 11 Abs. 5 HinSchG).

4. Informationspflicht der internen Meldestellen

Die internen Meldestellen müssen für Beschäftigte klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereithalten (§ 13 HinSchG).

5. Kein Anspruch auf anonyme Meldung

Interne und externe Meldestellen „sollten“ nach § 16 Abs. 1 S. 4 HinSchG / § 27 Abs. 1 S. 3 HinSchG auch anonyme Meldungen bearbeiten. Die zwischenzeitlich geplante Pflicht, die Abgabe anonymer Meldungen zu ermöglichen, wurde im Vermittlungsausschuss wieder gestrichen.

6. Verfahren der internen Meldestelle

Die interne Meldestelle muss dem Hinweisgeber den Eingang einer Meldung binnen sieben Tagen bestätigen, deren Stichhaltigkeit prüfen und angemessene Folgemaßnahmen ergreifen. Dabei muss sie mit dem Hinweisgeber Kontakt halten, gegebenenfalls weitere Informationen einholen und innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung hinsichtlich der Folgemaßnahmen sowie der Gründe für diese geben (§ 17 und § 18 HinSchG).

7. Vorzug des internen Meldekanals gegenüber externen Meldestellen

Bund und Länder sollen verschiedene externe Meldestellen (§§ 19 bis 24 HinSchG) einrichten. Hinweisgeber können wählen, ob sie sich an eine interne oder externe Meldestelle wenden. Ergänzt wurde dieses Wahlrecht aber nunmehr durch die Regelung, dass Hinweisgeber in Fällen, in denen wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen sollen (§ 7 Abs. 1 S. 2 HinSchG).

8. Offenlegen von Verstößen

Hinweisgeber dürfen auch an die Öffentlichkeit gehen, etwa über die Medien oder soziale Netzwerke (§ 32 HinSchG). Dies gilt zum einen, wenn sie nach Meldung an eine externe Meldestelle keine Rückmeldung oder nur eine solche über nicht angemessene Folgemaßnahmen erhalten haben. Zum anderen greift die Regelung, wenn Hinweisgeber Grund zu der Annahme hatten, dass eine Gefährdung des öffentlichen Interesses vorliegt, bei einer externen Meldung Repressalien zu befürchten sind oder dass aufgrund besonderer Umstände die Aussichten gering sind, dass wirksam gegen den Verstoß vorgegangen wird.

9. Geschäftsgeheimnisse und Geheimhaltungspflichten

Auch die Weitergabe von Geschäftsgeheimnissen an eine zuständige Meldestelle oder deren Offenlegung ist erlaubt, sofern der Hinweisgeber hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies notwendig ist, um einen Verstoß aufzudecken (§ 6 HinSchG). Das gilt auch, wenn die Informationen vertraglichen Verschwiegenheitspflichten unterliegen.

Nicht zulässig ist jedoch die Weitergabe von Informationen, die besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegen (§ 5 HinSchG), dazu gehören z. B. auch Verschwiegenheitspflichten von Rechtsanwälten oder Ärzten.

10. Verbot von Repressalien und Beweislastumkehr

Verboten sind „Repressalien“ gegen Hinweisgeber (§ 36 HinSchG). Wird ein Hinweisgeber benachteiligt, wird vermutet, dass eine unzulässige Repressalie vorliegt. Die Person, die den Hinweisgeber benachteiligt, muss beweisen, dass die Benachteiligung auf hinreichend gerechtfertigten Gründen basierte oder dass sie nicht auf der Meldung bzw. Offenlegung beruhte (Beweislastumkehr). Diese Regelung wurde dahingehend präzisiert, dass die Beweislastumkehr im Falle behaupteter Benachteiligungen nur greift, wenn Hinweisgeber sich ausdrücklich darauf berufen (§ 36 Abs. 2 S. 1 HinSchG).

11. Schadensersatz und Bußgeld bei Verstößen

Bei einem Verstoß gegen das Verbot von Repressalien besteht Anspruch auf Schadensersatz (§ 37 HinSchG). Der zunächst zusätzlich vorgesehene Schmerzensgeldanspruch wurde gestrichen.

Ferner stellen Verstöße gegen die Pflichten aus dem HinSchG Ordnungswidrigkeiten dar, die zu einem Bußgeld führen können. Statt der geplanten Maximalsumme i. H. v. 100.000 Euro gilt dabei jetzt ein Bußgeldrahmen bis maximal 50.000 Euro (§ 40 Abs. 6 S. 1 HinSchG). Bußgelder wegen Nichterrichtung einer internen Meldestelle können erst 6 Monate nach Verkündung des Gesetzes verhängt werden (§ 42 Abs. 2 HinSchG)

12. Schadensersatz und Bußgeld bei Falschmeldung

Hinweisgeber sind zum Ersatz des Schadens verpflichtet, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entsteht (§ 38 HinSchG). Ferner kann eine wissentlich falsche Offenlegung zu einem Bußgeld führen (§ 40 Abs. 1 HinSchG).

II. Bewertung des bvdm Die auch von den Verbänden unterstützte Anrufung des Vermittlungsausschusses war notwendig und geboten. Das Gesetz hat durch die Änderungen einige Verbesserungen im Sinne eines sachgerechten und angemessenen Hinweisgeberschutzes erfahren.

Der Anreiz für eine vorrangige interne Meldung trägt zur schnelleren und effektiveren Beseitigung von Missständen bei. Dadurch wird das Vertrauen von Hinweisgebern in Hinweisgebersysteme gestärkt. Zudem werden vor allem kleine und mittlere Unternehmen durch die Streichung der verpflichtenden Anonymität der Meldeverfahren entlastet.

III. Inkrafttreten Das HinSchG wird zum überwiegenden Teil einen Monat nach Verkündung im Bundesgesetzblatt in Kraft treten – voraussichtlich Mitte Juni 2023. Unternehmen ab 250 Mitarbeitern müssen daher ab Mitte Juni eine interne Meldestelle eingerichtet haben. (bvdm)

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